加强办公室建设 为关工委工作提供有效服务

四平市关工委副主任兼秘书长崔屹山

办公室这一称谓是指机关、学校、企事业单位内部的综合办事部门,一般地讲,办公室在一个单位内部具有综合性、协调性、枢纽性的作用,与其他科室不能相提并论。而关工委的办公室,除了具有这些共性外,还具有很强的独特性。本文从三个方面谈谈个人的思考。

一、 关工委办公室的基本属性及其现状

关工委办公室的基本属性是由现阶段关工委的性质、地位、作用所决定的。可以概括为四点:

1.它是关工委唯一的内设综合办事机构。由我们关工委的特殊性所决定,关工委的办公室是一个“独生子”。所以,它必然是任务多、担子重、压力大。目前关工委的办公室,大部分都是人员少、条件差,机构不完善,编制不配套,不仅是个“独生子”,还是个“残疾儿”。与其属性极不相适应。

2.它是为关工委提供全面服务的内务总管部门。由于它是“独生子”,所以,必须为关工委提供全面服务和综合保障,有人称它为关工委领导决策的参谋部、关工委工作运行的总务部、为关工委提供服务的保障部、关工委内外协调的联络部。这一基本属性,决定了它在关工委整体工作中的突出地位和重要作用,然而,现实情况反差很大。

3.它是参与政务、督办工作的职能科室。它不仅仅是一个服务科室,而且还是具有参与政务、督办工作职能的机构。既要处理日常工作,又要代表关工委检查、调度、督办有关工作的落实情况。还可以根据情况就有关工作提出建议、意见,参与关工委的有关决策活动。

4.它是关工委协调上下、联系内外的窗口单位。它要承担关工委上下、左右的全部协调联系工作,而且都要以关工委的名义、形象出现。因此,办公室的工作质量、服务态度等等,都会直接影响关工委的整体形象,是关工委的形象“大使和窗口单位。

二、关工委办公室的基本职能及其具体工作任务

关工委办公室主要职能和具体工作任务可以概括为三项:

1.担负着沟通联络的职责。通过它的规范工作流程和工作运行机制,保证关工委系统的上情下达,下情上传。①要认真接受、处理好上级的指示精神和相关事宜,快捷、准确地做好登记、汇报、通知、传递等工作;②要及时搞好与相关部门的协调联系,通报我们的工作情况,了解相关部门的反馈意见及有关情况;③要及时了解处理好辖区内青少年的有关反映和要求,包括一些具体事宜的办理工作;④要热情接待和受理有关单位的到访、询问、工作求助等等。

2.担负着为关工委提供全面服务的职责。①为关工委开展工作做好各种行文、办文、存档、立卷、印刷、存取资料等文秘工作。②为关工委开展调研、检查工作,做好预知、用车和整理材料等工作。③为关工委召开各种会议做好文字、会务、经费、报道等工作。④做好关工委的日常宣传报道工作,积极主动地与宣传部门和新闻单位保持密切联系和协调配合。⑤收集、整理、储存相关信息,及时提供给领导,以使领导能占有大量信息,熟知各方面情况,有效做好工作。⑥要为关工委创造良好的工作条件,做好经费的请领、桌椅书柜、电脑、传真、复印设施的购置管理工作。⑦要及时、准确、高效地做好各项日常工作。

3.担负着为关工委开展工作当好参谋、助手的职责。关工委办公室的工作,已经超出了 只管吃、喝、拉、撒、睡的纯粹办理行政事务的服务机构。在关工委的整个工作决策中,要主动地提建议、当参谋,做好督办工作,这是一种伴有职权的独特职能。

三、加强关工委办公室建设的基本标准及达标所必须解决的几个问题

第一,加强关工委办公室建设应当达到的基本标准。

一是要建设学习型办公室。这是我们所处的新时代、新形势的客观要求;是作为“独生子”的办事机构职责决定的;是胜任工作的基本前提。

二是要建设文明型办公室。这是由办公室的窗口单位的属性所决定的。所谓文明型,不只是要有文明、礼貌的表象,这是一个大概念,它包括思想文明、行为文明、环境文明、办公物化文明等等,形成物质与精神相统一的文明氛围和文明视觉,让人走进你的办公室后,就能有一种正规有序、环境优雅、彬彬有礼、温馨和谐的感觉,就能有亲人的感觉、到家的感觉。

三是要建设服务型办公室。这是办公室工作的本质要求和生命所系。要用“优质”二字把服务态度、服务活动、服务效果穿起来,不断提升办公室服务工作的质量。让领导满意、“五老”满意、青少年满意、有关部门满意。因此,要做到“六心”:首先是安心和热心,这是实现优质服务所必须的原动力。其次要做到用心、细心,就是用心研究工作,细心做好工作,这是实现优质服务的基本功。再次是爱心、耐心,这是实现优质服务的必备心理素质。

四是要建设效率型办公室。主要体现在 “三性”上:①要把有效性作为衡量办公室工作的一把尺子,不管你付出多少,无效就等于没做。②要把时效性作为办公室建设之精髓,时效性是有效性的前提,有些工作一旦过了时效期,你做得再好也没用,甚至会误事,酿成大祸。③要把长效性作为建设效率型办公室的重要保证,要使已获取应用的效率长期有效、长期受益、长期管用,形成长效机制,事半功倍。

五是要建设务实型办公室。要做到“三实”。①讲实话。有一说一,有二说二,不可以信口开河。②办实事。实事求是地处理好每一项事务,不凭想当然办事,不搞“肠”梗阻。③求实效。有多少成果报多少成果,有多大成绩讲多大成绩,不虚夸滥报。

六是要建设复合型办公室。由于关工委的办公室人员少、任务重,要面对内外、上下各个方面,完成多项职责。所以,它必须是一个多功能的机构。这种“多功能”的特点要求它必须是复合型“万金油”,啥都得干、啥都会干,啥都能干好。善于“拳打脚踢”应对自如,至少应做到“六能”,就是:能起草行文、能规范办文、能上网打字、能收发邮件、能管账开车、能独挡一面。

第二,要建设“六型”办公室,必须“加强五个建设”。

一是要加强组织机构建设。组织机构建设是前提,没有“庙”怎么能谈得上“神”呢,目前,关工委办公室这个“庙,虽然又少、又小,但只要有了这个“庙”,就可以是“庙小神通大”。所以,要尽最大努力,配齐、配强工作人员,不能等、不能靠,要主动争取,抓住机会,落实一点是一点,从零打碎敲逐步走向完善配套。

二是要加强思想政治建设。包括加强理论学习,加强思想修养,加强政治养成,做到广学博览,淡泊名利,积极进取,识大体、顾大局,任劳任怨地做好本职工作。

三是要加强业务能力建设。包括三个要素,一是要坚持高标准进人,一旦让“废人”进来了,怎么弄也不可能胜任工作;二是要搞好培训,对于上级关工委或是社会有关单位举办的培训,要积极参加;三是要建立综合性、适用性、智能性的关工委工作数据库。综合性,是指容量要大,内容要全;适用性,是指存储的内容必须是有用的;智能性,是指要具备现代化运行处理的“硬件”设施和必备的操作技能。

四是要加强规章制度建设。制度建设不仅仅是制定了多少条规定,而重点在于如何落实好制度中的各项内容。通过落实制度规定,使办公室的办文、办事、办会等一切都纳入规章制度之中。靠制度管人、靠制度推进工作、靠制度规范各项活动。

五是要加强办公室的相应基础设施建设。也就是“硬件”建设,主要有桌、椅、文柜,而且必须有电脑、电传和打印机、复印机、摄像机等现代办公设备,以便与其担负的任务相适应,与时代发展相同步,保证关工委工作的顺利开展。

 

 

 

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